O que é CMS e a sua necessidade nas organizações

A utilização da Internet como veículo de suporte, estímulo e divulgação é cada vez mais um facto incontornável, devendo ser encarado como ferramenta estratégica de Marketing poderosa e obrigatória.

Uma organização realmente activa, tem constantemente novos clientes, produtos e serviços a serem divulgados, mensagens para parceiros, divulgação de notícias e eventos, é natural que se queira o mais rapidamente possível publica-los no seu portal/website. Se não o faz, poderá estar a perder oportunidades de negócio e de fortalecer a imagem institucional.

Na escolha de implementação de um portal/website a organização deve pensar a médio/longo prazo de modo a que todo o trabalho, recursos humanos e financeiros não tenham sido apenas um investimento em vão, por isso, é necessário optar por uma ferramenta que seja expansível, flexível e estável.

Não é excepção entrar websites actualizados pelo “webmaster” através de ferramentas FrontPage^? ou Dreamweaver e que além destas funções tem ainda a responsabilidade de cuidar da rede interna, actualizar softwares e hardwares.

As ferramentas FrontPage^? ou Dreamweaver foram concebidas para a criação de websites e visam estruturar o design, HTML (linguagem de apresentação das páginas) e outros componentes. Mas não são ideais para a gestão de conteúdos diários. Entre as limitações mais óbvias deste modelo, podemos salientar:

• A administração do website fica agregada a um computador específico, onde o software está instalado e configurado (senhas de FTP, licenças de utilização, etc.).
• São comuns modificações acidentais nas páginas e código.
• Conteúdos estão misturados com a lógica de programação. Isto pode resultar em links quebrados, problemas de formatação, alterações no design e até mesmo a indisponibilidade do website como um todo.
• Ao longo do tempo, as páginas criadas no website ficam “perdidas”. É difícil implementar um mecanismo de pesquisa e organizar as informações em secções e categorias para que possam ser facilmente encontradas. A arquitectura da informação é comprometida, bem como a experiência e satisfação dos utilizadores.

De modo a ultrapassar vários constrangimentos na implementação deste tipo de soluções, as organizações efectuam contratos com empresas de design, possivelmente aquela que criou o website original, que faz a manutenção e outras alterações solicitadas. Grande parte das organizações que contratam este tipo de serviços têm queixas constantes quando à qualidade final, primeiramente pelo custo, seguido de falta de autonomia e muitas vezes do tempo de resposta para a publicação de novos conteúdos. Afinal, as empresas de design têm uma série de outros clientes e novos projectos, além de não entenderem as suas prioridades e o negócio em causa.

Uma solução para este problema é a implementação de um sistema de gestão de conteúdo (CMS - Content Management System), cujo objectivo é exactamente o de estruturar e facilitar a criação, administração, distribuição, publicação e divulgação da informação.

Um CMS oferece ferramentas simples, todas acessíveis através de um navegador (Internet Explorer, FireFox^?, Netscape), que permite realizar todo o processo de gestão de modo fácil e intuitivo, desde a criação até ao arquivo da informação.

De seguida são enumeradas algumas vantagens de um sistema de gestão de conteúdos:

• Estruturação do processo de autoria, no qual toda a equipa poderá contribuir, cada uma na sua área de actuação e conhecimento.
• Diminuição do tempo necessário para a criação e actualização de conteúdos.
• Harmonia estética com o resto do website e demais conteúdos.
• Melhor estrutura da navegação, mantendo a coerência com o projecto inicial de arquitectura da informação.
• Maior flexibilidade, para acrescentar ou editar conteúdos de forma descentralizada e em qualquer lugar, dia ou noite, dentro ou não do escritório.
• Permissões diferenciadas de acesso à informação
• Maior segurança
• Escalabilidade
• Diminuição dos custos de manutenção
• Tecnologia “Thin clientes/Browsers” permitindo obter um custo menor na aquisição, isto é, os requisitos de hardware e software são simples.

Sistemas avançados de CMS possuem muitos recursos adicionais, como workflow (por exemplo permite que os utilizadores criem informação e submetam para aprovação do revisor).

Os conteúdos poderão ter data e hora de início e fim de publicação, sendo mostrados quando a data e hora actual seja superior ou igual à definida no conteúdo. Estes conteúdos deixam de estar disponíveis quando a data e hora actual for superior ou igual à data de fim de publicação.

Em termos simples, um CMS permite que a empresa tenha total autonomia sobre os conteúdos, evolução da sua presença na internet e dispensa assistência de terceiros ou empresas especializadas para manutenções de rotina. Não será necessário um colaborador dedicado (webmaster), pois cada membro da equipa poderá gerir o seu próprio conteúdo, diminuindo custos com recursos humanos.

A habilidade necessária para trabalhar com um sistema de gestão de conteúdos não vai muito além dos conhecimentos necessários para editar um texto em Word.

Desde que foram criados, no final dos anos 90, os sistemas de gestão de conteúdos vêm progressivamente diminuindo de preço e ampliando os seus recursos. Actualmente, a implementação de websites de tamanho reduzidos podem ser implementados com orçamentos modesto e acessíveis a maioria das organizações. Obviamente, websites mais complexos têm custos proporcionalmente mais elevados, como quase tudo na vida.

Esta breve explanação é apenas uma visão geral e introdutória ás vantagens de utilizar um sistema de gestão de conteúdos.