Portais Corporativos e colaborativos

A permanente evolução das tecnologias de informação possibilita às organizações expandirem-se para além do seu espaço físico, eliminado as fronteiras geográficas e colocando-se ao alcance dos mais variados públicos, dispersos por todo o mundo. Naturalmente as organizações vêem-se assim, obrigadas a inovar e a desenvolver novas formas de interacção com as comunidades que as rodeias, de forma sobreviver à competitividade dum mercado cada vez mais exigente e criterioso. Um dos veículos de impulsionamento do desenvolvimento das organizações é a utilização de Portais Empresariais e colaborativos. O Portal deixa de ser visto como um simples website para se transformar numa plataforma de integração, reunindo num único ponto as funcionalidades existente nas várias aplicações e personalizados de acordo com perfil da comunidade alvo (clientes, fornecedores, parceiros, colaboradores…) ajudando a melhorar a comunicação com os seus públicos internos e externos.

Assim, ao avançar para a implementação de um portal, a organização deve estar consciente que este deverá ser muito mais do que uma presença na Internet, no qual divulga apenas conteúdos unicamente informativos. O portal deverá permitir uma comunicação dinâmica, promovendo uma interacção mais eficiente, mais colaborativa e adaptada ás necessidades dos utilizadores de modo a traduzir-se numa mais-valia para a organização e todo o seu meio envolvente. As organizações só tem a ganhar com a implementação de um portal, passam a estar disponíveis 24 sobre 24 horas, capazes de disponibilizar a informação de uma forma mais simples e menos dispendiosa. A automatização dos processos torna os serviços mais eficazes e eficientes, com uma consequente redução dos custos administrativos e contribuindo para o aumento da sua produtividade.

Não há dúvidas que a tecnologia Web tornou-se num veículo essencial para a distribuição da informação. Podemos destacar os seguintes motivos da massificação deste meio de comunicação:

A facilidade no acesso à informação.
A possibilidade de aumentar o número de utilizadores com acesso à informação sem aumentar o seu custo
Uma interface simples e padronizada para localizar e navegar através da informação utilizando tecnologia de hipertexto.
A utilização de tecnologia “thin clientes/browsers” permite obter um custo menor de aquisição, isto é, os requisitos de hardware e software são mais simples.
A tecnologia Web permite que a informação possa ser distribuída de forma homogénea através de intranets, extranets e internet para colaboradores, parceiros, clientes, fornecedores, entre outros.
Tratamento personalizado de utilizadores

Os portais são como toda a tecnologia: só funcionam se derem resposta a uma necessidade existente, se forem desenhados de acordo com a cultura e o perfil da organização, e se tiverem o “combustível” necessário para os manter activos.

No que diz respeito à necessidade, é importante que o problema seja identificado antes da resposta. A organização não deve implementar um portal porque fica bem ou porque está na moda, mas porque é importante para ir ao encontro dos seus objectivos estratégicos e porque irá aumentar a sua eficiência e eficácia operacional.

É ainda fundamental que a implementação de um portal seja feita de acordo com a cultura e o perfil da organização. Isto pode reflectir-se em aspectos básicos, como por exemplo a interface do portal corresponder à imagem da organização, mas também em aspectos mais subtis, como é o caso do conteúdo a que é dado destaque.

Finalmente, o “combustível”. Nos portais o combustível é o conteúdo e as funcionalidades. Nenhum portal conseguirá sobreviver se não apresentar conteúdo relevante, actual, de qualidade e que seja, verdadeiramente, relevante para cada utilizador. As aplicações e funcionalidades são igualmente importantes e podem fazer a diferença.

No futuro iremos ver uma maior integração dos portais com os aparelhos de comunicação (telemóveis, PDAs, etc.), um alargamento dos portais aos clientes e aos parceiros, e uma ainda maior e mais criativa personalização de conteúdo.

Quando uma organização decide implantar um portal deve estar ciente que não existe uma solução mágica que revolucionará o modo como funciona. Pensar que após a implantação de um portal todos os problemas de uma organização serão resolvidos é jogar dinheiro fora. Cada organização possui especificidades que devem ser analisadas caso a caso. Algumas organizações terão problemas mais similares que outras, mas nunca iguais.

Dentre os benefícios de uma implantação bem sucedida de soluções de portais, podemos destacar:

Valor operacional: organizações podem obter uma grande vantagem competitiva através da eficiência operacional, além de um acesso rápido ás informações relevantes.
Retorno sobre investimento: os custos das soluções de EIP (Enterprise Information Portals) em relação aos outros projectos de software corporativos (por exemplo: ERP, CRM, SCM, EAI etc) são inferiores.
Melhora a interacção com outras organizações: Cresce cada vez mais o número de operações entre organizações que utilizam o canal electrónico. Aliado ao governo, instituições financeiras, empresas de logística, etc
Personalização: As informações disponíveis dentro da organização, podem ser filtradas e personalizadas de acordo com o perfil de cada utilizador. Assim, por exemplo, o director da organização poderá receber relatórios concisos sobre as diversas áreas, permitindo uma rápida visão e análise global da organização, enquanto que o responsável por uma determinada área poderá receber informações detalhadas apenas sobre sua área.

Considerações Finais

Adaptando o ambiente organizacional para atender às necessidades dos utilizadores e optimizar a interacção, a distribuição e a gestão dos recursos internos e externos, o portal permite que os utilizadores acedam à informação corporativa de forma mais ágil e personalizada, resultando, teoricamente, em aumento de produtividade, redução de custos e aumento de competitividade da organização.

A capacidade de facilitar o acesso dos utilizadores à informação institucional está intrinsecamente relacionada à facilidade de uso, aprendizagem e satisfação do utilizador com sua interface Web. Para conseguir concretizar esse benefício, portanto, é fundamental que o projecto do portal leve em consideração a interacção dos utilizadores com sua interface e tenha como objectivo minimizar seus problemas de usabilidade. Finalmente, todos concordam que é importante que as organizações inovem e explorem novas oportunidades de negócio para que continuem a crescer num mercado em constante mudança.

Por tudo isto, os portais corporativos e colaborativos constituem um passo inevitável no amadurecimento de uma organização que deseje sobreviver.