Sistemas de gestão documental

...uma vantagem competitiva para as empresas

Numa empresa onde habitualmente não se contabilizam os custos de processamento e manutenção dos arquivos, os benefícios da introdução de um sistema de gestão documental podem ser imediatos. No entanto, obter indicações exactas do retorno do investimento pode ser difícil, principalmente porque se trata de uma área em que o volume de informação não pára de crescer: um estudo do Comité Económico Europeu calcula que o volume de documentos processados por cada colaborador aumente em média 15% por ano e a produzida pelas organizações cresce qualquer coisa como 65 a 200 por cento por ano, dependendo do sector em causa. Estudos patrocinados por empresas da área de gestão documental e “content management” mostram que cada pessoa produz, em média, 800MB de dados a cada ano (valores relativos a 2002). A conclusão é óbvia: as organizações estão afogadas em informação.

À quantidade junta-se ainda a incapacidade de as empresas classificarem a informação eficazmente e a dificuldade em perceberem se um determinado documento possui informação crítica ou se é mais um ficheiro a inundar o sistema. Também desconhecem se se trata ou não da última versão ou quem teve acesso ao documento. Resumindo: não conhecem o ciclo de vida da sua informação crítica. E isto tem custos e comporta riscos. É por isso que os sistemas de gestão documental fazem todo o sentido. São, aliás, um passo inevitável na modernização das empresas.

Os sistemas de Gestão Documental focando-se tradicionalmente na gestão do ciclo de vida dos documentos, no controle de versões e acesso, e no arquivo, tendo em atenção a sua integridade e segurança. Tipicamente estes sistemas armazenam, gerem e recuperam objectos completos de informação. A implementação de um sistema de gestão documental permite responder a um conjunto de questões organizacionais através da melhoria no acesso à informação dentro da empresa. Estes permitem a redução de circulação de dados em suporte papel, bem como a redução dos custos com o armazenamento dos documentos ao mesmo tempo que alargam o universo de utilizadores, os canais de acesso à informação, o controlo do acesso e a centralização do arquivo de documentos.

Gestão documental, gestão de conteúdos (“enterprise document management”) e gestão de processos de negócio (“business process management”) são conceitos distintos, mas interligados. Inicialmente, associava-se a gestão documental ao processo de desmaterialização de documentos em papel. Mas, hoje, o conceito evoluiu e, na gestão documental (designação genérica), cabe muito mais do que a simples captura, digitalização, arquivo e posterior consulta de documentos são sistemas que foram criados para facilitar a vida nas empresas.

O conceito traduz a gestão do inteiro ciclo de vida da informação (o conteúdo dos documentos), independentemente do formato em que esta foi originalmente criada (papel, PDF, Word, Excel, JPEG, HTML, entre outros), do número de vezes que sofreu alterações ou das plataformas/aplicações em que foi disponibilizada. Mais do que isso, a GD permite a análise de fluxos de informação não estruturada e a criação de rotinas e métodos de trabalho no dia-a-dia das organizações, agilizando processos de negócio e melhorando o desempenho das empresas. E é neste sentido que o mercado da gestão documental está a evoluir, quer do lado da oferta (as soluções disponíveis), quer do lado da procura (as solicitações dos clientes).

As soluções de gestão para documentos contribuem fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado pelas organizações, potenciam a colaboração na empresa através da partilha de documentos e implementação de processos de negócio associados a documentos.

Um sistema desta natureza utiliza a tecnologia para captar, armazenar,localizar e gerir informação. É um conjunto de tecnologias que permite uma completa gestão de documentos na forma digital.O que significa ter a capacidade de controlar todo o capital intelectual da empresa de uma forma muito mais eficiente. Não é em vão que estes sistemas são já uma realidade em inúmeras instituições em Portugal e em todo o mundo.

De um modo geral, as empresas já estão mais conscientes do impacto positivo que as soluções de GD têm na sua eficiência e desempenho global. Muitas empresas começam a perceber que estas tecnologias têm vantagens de negócio óbvias e quantificáveis, pelo que existe um maior interesse global nestas soluções.

Um grande número de funcionários, e ainda maior de clientes, levam as empresas a necessitar de soluções para simplificar a “enorme quantidade e complexidade de documentos e as exigências decorrentes da manipulação dos mesmos”. As empresas que se aperceberam das potencialidades da gestão documental, procuram este tipo de tecnologia para um desenvolvimento mais rápido, eficiente e seguro das suas diversas actividades. No entanto um novo segmento está a surgir, através de programas mais simplificados, acessíveis financeiramente às pequenas e médias empresas, com as bases do que é a gestão documental: arquivo digital de informação, circulação informática de documentos, e interligação entre os vários utilizadores. Acima de tudo, a gestão documental é uma necessidade de futuro, e não apenas um investimento supérfluo.

Para algumas empresas, a substituição de processos tradicionais por processos electrónicos é uma evolução natural e até uma necessidade. Mas para outras é uma decisão difícil. É que as pessoas sempre trabalharam com documentos em papel e gostam do papel. No entanto, a resistência à mudança pode não ser a atitude mais inteligente do ponto de vista do negócio considerando o custo operacional e a manutenção de um sistema de papel. Considerando que nem todos os documentos podem deixar de existir fisicamente, é certo (por exemplo, facturas), também é verdade que uma boa parte pode, de facto, ser substituída por processos electrónicos. Muitas vezes é simplesmente mais rentável, a curto e médio prazo, eliminar o papel, as pessoas – as empresas – têm de começar a fazer contas e a descobrir quanto custa o papel de tal que forma que a maioria terá grandes surpresas.

O objectivo da organização "sem papel" será, talvez, utópica. Porém a verdade é que, a pouco e pouco, a circulação electrónica de documentos ultrapassa a barreira física do papel, do dossier e as as barreiras da natural e humana resistência à mudança caiem perante a constatação da maior acessibilidade à informação e a progressiva redução muito significativa de consumo de papel, esse objectivo não parecerá tão despropositado.

Esta redução, aparentemente inócua, traz atrás de si muitas outras, algumas delas com impacto ecológico positivo: menos consumíveis de impressoras e fotocopiadoras, menos equipamentos e respectivos contratos de manutenção, menos espaço ocupado por arquivos e menor consumo de energia, entre outros. Mas apesar destes ganhos importantes, a maior vantagem em implementar estes sistemas está na agilidade do fluxo da informação e no maior controlo sobre os processos.

Actualmente o sucesso das organizações passa, em grande medida, pela capacidade que tiverem de utilizar em seu proveito a informação gerada pelos processos de negócio, permitindo adaptarem-se rapidamente à mudança. A velocidade na circulação da informação é um factor crítico de sucesso para qualquer empresa. Essa rapidez tem implicações directas e imediatas na redução de custos, do tempo de tomada de decisão e do, consequente, aumento da produtividade. Se outros não houvesse, estes factores, por si só, justificariam um sistema de Gestão Documental.

A interligação das soluções de GD com outras áreas aplicacionais – em particular com ferramentas de workflow e de colaboração – é outra das tendências apontadas pelos vários responsáveis. A única forma de potenciar a riqueza das aplicações de gestão de conteúdos é pôr as pessoas a manipular esses conteúdos com ferramentas de colaboração fáceis de usar. Isso deverá acontecer primeiro no interior das organizações e, posteriormente, ser alargado a entidades externas (parceiros, fornecedores, clientes da organização). Embora levante outros desafios, como a segurança e a gestão dos direitos de acesso à informação, esse é um caminho a seguir por parte dos fornecedores e integradores deste tipo de soluções.