iPortalDoc

O iPortalDoc é um Serviço de Gestão Documental e Workflow para empresas e instituições que sintam a necessidade de ter a gestão documental embebida na rede de comunicações, de utilização intuitiva, com uma curva de aprendizagem rápida. As características mais importantes do iPortalDoc são:

• Facilidade de utilização, formação reduzida
• Integrada no ambiente de trabalho dos utilizadores
• Redução do "paperware" e controlo de processos com utilização de Workflows
• Segurança, no acesso e acções sobre documentos
• Solução acessível

Facilidade de utilização, formação reduzida

A utilização do iPortalDoc não implica instalação de nenhum software nas estações de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns da Intranet estejam disponíveis: navegador Web (browser tipo Internet Explorer), leitor de correio electrónico (mailer tipo Outlook), e um gestor de ficheiros (file manager tipo Explorador do Windows). Pode-se dizer que o iPortalDoc quase dispensa formação, porque toda a gente conhece estas aplicações. Mas a formação sendo necessária é dirigida para temáticas mais importantes para as organizações, como sejam formação em: classificação documental, fluxos documentais, organização documental, produção de modelos e documentos, etc.

Integrada no ambiente de trabalho dos utilizadores

Atingindo este nível de integração, o iPortalDoc, constitui-se como a primeira solução integrada onde cartas, faxes, mensagens de correio electrónico e documentos de todos os tipos (Word, Excel, PowerPoint, PDF, AutoCad, etc) passam a estar todos disponíveis, num mesmo suporte ou serviço, e a poder estar relacionados entre eles.

A gestão documental posta como um serviço, tal como o correio electrónico, passa pois a poder ser utilizada na Intranet, Extranet (via VPN) e Internet.

A Integração Empresarial é conseguida já que este sistema não é uma aplicação "à parte". O iPortalDoc encaixa literalmente na rede interna da organização uma vez que é suportado por uma netbox que incorpora uma interface HTTP para disponibilização de páginas HTML, uma interface SMB para a disponibilização do sistema de ficheiros, uma interface LDAP para autenticação e uma interface SMTP para o envio e recepção de correio electrónico.

A netbox de suporte ao iPortaldoc chama-se IPBrick. Para obter mais informações acerca da IPBrick poderá visitar o site: www.ipbrick.com^?

Redução do "paperware" e controlo de processos com utilização de Workflows

São cada vez mais evidentes as razões tecnológicas e organizacionais que estimulam a introdução e gestão electrónica de documentos e a reformulação de processos.

• Uma das razões é a redução drástica do "paperware" através da digitalização de documentos.
• Outra razão é a crescente sofisticação e complexidade de documentos provenientes de origens diferenciadas (texto, folhas de cálculo, e-mail, multimédia), que exigem redes informáticas, de modo a garantir o controlo dos fluxos documentais.

Segurança, no acesso e acções sobre documentos

Outra característica de capital importância para qualquer empresa é a Segurança.

O iPortalDoc é um sistema que realmente fornece Garantias de Segurança. Para cumprir com o prometido recorre a tecnologia de topo como por exemplo:

• Biometria
• Protocolo LDAP

Solução acessível

O factor que costuma assustar os clientes é quase sempre o Preço. O iPortalDoc tem um dos preços mais competitivos do mercado, isto porque foi concebido e desenvolvido para a plataforma Linux e portanto não acarreta custos adicionais em licenças para software de base no servidor, como sejam:

• Sistema operativo
• Sistema de Gestão de Base de Dados
• Servidor de Correio Electrónico
• Servidor de Ficheiros
• Servidor Web